異動、転勤、海外移住などなどにより、英文メールを書く羽目になってしまったという方はそれなりにいらっしゃると思います。

いまは各種AIツールがあるとはいえ、AIの回答が正しいのか判断がつかない、でも失礼なメールを書きたくない、どうしよう～という方のために、『英文メールを書けるようになるための最初の一歩』シリーズを書くことにしました。

わたしは翻訳者として7年ほどの経験があり、2023年にフリーランスとして独立しました。

なんだか気づかぬうちにクライアントの9割が海外企業となったため、毎日せっせと英文メールを書き、受け取っております。日々さまざまなメールを受け取ると、面白い表現や使える表現、うまいな～と感心するフレーズなどに出会うもので、いつかまとめたいと思っていたのです。

自分のためにもなりますし、世の中のお困りんこさんのためにもなれば良いな。ということで、記事を書いてみることにしました。シチュエーション別、トラブル対応などトピックはさまざま考えておりますが、まずは基本の挨拶からいきましょう～

ちなみに、やり取りの相手はほぼ翻訳関係の方々ですので、業界によって雰囲気は多少違うものと思います。翻訳会社の方々はみなさんフレンドリー寄りですね。なぜだか。

わたしの個人的な経験や感覚による部分もございますので、そこだけご了承くださいませ。

それではいきましょう～

挨拶をしよう

挨拶がなければ始まらない、というわけで、まあたまに挨拶のないメールもありますが相手に対する敬意として挨拶は入れましょう。

Dear XX

個人的にはとりあえずのDearという感じですが、フォーマルな表現で、まあこれを使っておけば間違いはないでしょうという感じです。新規クライアントにも、長い付き合いのあるクライアントにも使用可。日本語でいう「〇〇様」という感じ。

XXには通常ファーストネームが入ります。わたし宛てなら、”Dear Ayumi”となります。フルネームが使われることはほぼない印象です。

ちなみに日本人どうしだったり、日本とのやり取りの多い方は、”Dear Ayumi-san”や”Dear Hashimoto-san”などと送ってくれる方もいます。若干のほっこりポイント。このハイフンはあったりなかったり、でもある方が多いかな。日本の文化を尊重していますよ、というあたたかいメッセージを込めて使ってくれているのだと思います。

★いつ使うか★

初めてメールをする相手や、やらかしてしまった相手、ごめんなさいをしたいとき、自分が困っていて助けてほしいとき。要するに、ていねいなやり取りをしたいときに使うことが多いです（わたしはね）。

いまメールボックスを見てみましたが、意外にも使用頻度は低め。LinkedIn経由などで翻訳者を探している翻訳会社さんなどが初めて連絡してくるときに使っていたり、あとは自動メール（応募が送信されましたメールなど）に使われていたりすることが多かったです。

Hello XX

Helloも意外と使われない印象です。HelloはDearと同じようにていねいな表現です。Dearのほうがもっとていねい・・・とはよく言いますが、Helloはなんだか距離を感じるんですよね（※わたしの個人的な感覚です）。

冷たくはないですし、十分ていねいですが、なんか一線引かれている感じがして、わたしはあんまり使いません。

★いつ使うか★

Dearとだいたい同じですね。若干カジュアルさが増すという程度。自動メールにも使われています。

しかし、Hello!となると話は別で、びっくりマークがつくだけでなぜか一気にフレンドリーな印象になります。ふしぎ。翻訳業界では、びっくりマークが多用されます。

Hi XX

Hiは一番使われます（わたしのメールボックス調べ）。だいたいの方が、”Hi Ayumi”とか”Hi Ayumi,”とか”Hi Ayumi-san”などという調子で使っておられます（ちなみにカンマのあるなしは多分好みです。アメリカ式はあり、イギリス式はなし、とはよく言いますが、いまのグローバルなワールドではもはや好みではないかと思います。わたしは使いませんが特に理由はありません）。

クライアントさんでひとりだけ、いつも”Ayumi, hi!”と送ってくる方がいますが、あまり一般的ではありません。でもかわいいな❤といつも思います笑

★いつ使うか★

採用候補者をフレンドリーに勧誘したいとき、いつもやり取りをしている相手、自分の要求をフレンドリーに通したいとき、和やかにやり取りを進めたいときなど。

Hello/Hi there

そんなに見かけませんが、送る相手が複数いる場合や、名前がわからないときに使われています。でも、たとえば”Dear all”や””Dear linguists”、”Dear reviewers”、”Dear Accounting Team”などと書くことのほうが多いような。

そういえば”To Whom It May Concern”（関係者各位）とい表現もありますが、わたしのメールボックスにはひとつもありませんでした。そのほか、”Dear Sir/Madam”という表現も日常的なビジネスメールではほぼ見かけません、しかし！例をひとつ見つけました。

わたしはイギリスのビザを申請した経験をもつ者ですが、イギリスの移民局からのメールに”Dear Sir/Madam,”とあるではありませんか。

応募書類やカバーレター、官公庁に送る手紙など、正式な書面を送るときに使うと良いでしょうね。

～おまけの話～

中国の方々とやり取りするとき、半角の「~」を使っている人、ものすごく多いです。なぜ・・・？

たとえば”No problem~”とかそんな感じ。フレンドリーな印象を与えるためだと思いますが、これはこれで、わたしは好きです。あんまり多用するとちょっと見づらいですが・・・でも、中国の方々と関係を深めたいときには使ってみるのもいいかもしれません。

ということで、始めの一歩の一歩ということで挨拶編を書いてみました。次は書き出しはどうすれば良いかをつらつら書いてみようかと思います。ではまた～